Personal & Führung

Mit BEM Mitarbeiter wieder einsatzfähig machen

25. Juni 2020

Ob schwere Krankheit, dauerhafte Überlastung oder Unfall: Sind Arbeitnehmer innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig, muss ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) vonseiten des Arbeitgebers erfolgen. Das Verfahren soll den Mitarbeiter nach seiner längeren Abwesenheit wieder einsatzfähig machen. So soll herausgefunden werden, ob es Umstände im Arbeitsumfeld gibt, die der Arbeitgeber beseitigen kann und die die Gesundung unterstützen. Ziel ist es, die Arbeitsunfähigkeit zu beenden und weitere Fehlzeiten in Zukunft zu verhindern.

Wie läuft ein BEM-Verfahren ab?
Jedes BEM-Verfahren wird individuell auf die persönliche Situation abgestimmt. Eine Möglichkeit wäre, dass der Arbeitnehmer mit einer reduzierten Stundenzahl an seinen Arbeitsplatz zurückkehrt, die er dann schrittweise aufstockt. Das BEM orientiert sich dabei an Paragraf 167 Absatz 2 Sozialgesetzbuch (SGB IX) – eine Regelung, die früher nur für schwerbehinderte Mitarbeiter galt, jetzt aber allen Beschäftigten angeboten werden muss.

Wer ist am BEM beteiligt?
Der Arbeitgeber lädt den Arbeitnehmer und falls vorhanden, den Betriebs- oder Personalrat zum Gespräch ein. Hinzugezogen werden kann auch der Werks- oder Betriebsarzt. Ist der Mitarbeiter schwerbehindert, muss zudem die Schwerbehindertenvertretung eingeladen werden. In vielen Unternehmen gibt es dazu gesonderte Betriebsvereinbarungen, die den Prozess festlegen.

Wie lange dauert das BEM?
Auch hier gibt es keine konkreten Vorgaben. Ein BEM-Gespräch kann bereits vor der Rückkehr des Mitarbeiters in den Betrieb stattfinden. Im Gespräch wird geklärt, ob der Arbeitnehmer überhaupt bereit und in der Lage ist, wieder an den Arbeitsplatz zurückzukehren und was das Integrationsteam unterstützend leisten kann.

Welche Rolle spielt das BEM-Gespräch bei einer Kündigung wegen Krankheit?
Kündigt ein Arbeitgeber einem Mitarbeiter krankheitsbedingt, ohne vorher ein BEM durchgeführt zu haben, wird er es bei einer Klage zum Kündigungsschutz sehr schwer haben. Zwar ist das BEM in diesem Zusammenhang keine formale Voraussetzung für eine Kündigung, dennoch macht es deutlich, dass der Arbeitgeber alles versucht hat, um eine Weiterbeschäftigung des Angestellten zu ermöglichen. Eine Kündigung ohne vorangegangenes BEM wird oft als unverhältnismäßig eingestuft.

Der Arbeitgeber muss nachweisen, dass er ein ordnungsgemäßes BEM-Verfahren durchgeführt hat. Dazu gehört, dass er die gesetzlich vorgeschriebenen Ämter und Personen wie den Betriebsrat oder den Facharzt des Arbeitnehmers einbezogen hat. Häufig entscheidet eine ärztliche Diagnose über den Erfolg eines BEM – Mitarbeiter sind jedoch nicht verpflichtet, die Diagnose preiszugeben.

Ist das BEM für den Arbeitnehmer verpflichtend?
Für Arbeitnehmer ist ein BEM im Gegensatz zum Arbeitgeber freiwillig. Er ist nicht zur Teilnahme verpflichtet. Selbst wenn er bereits einem BEM zugestimmt hat, kann der Arbeitnehmer es jederzeit stoppen.

Beim BEM auf den Datenschutz achten
Im Rahmen eines BEM erhält ein Unternehmen oft sensible Informationen über den Mitarbeiter und seinen Krankenstand. Arbeitgeber sollten wissen: In keinem Fall dürfen die Erkenntnisse für andere Zwecke als für das BEM verwendet werden – beispielsweise, um krankheitsbedingte Kündigungen vorzubereiten.

Gesundheitsdaten sind äußerst sensible Daten und müssen besonders geschützt werden. Die zulässige Aufbewahrungsdauer für die BEM-Akte ist zudem umstritten. Einerseits gibt es die Ansicht, dass die Akte unmittelbar nach Abschluss des BEM-Verfahrens zu vernichten sei, da der Zweck der Datenspeicherung zu diesem Zeitpunkt entfällt. Nach der wohl überwiegenden Ansicht wird jedoch eine Aufbewahrungsdauer von drei Jahren ab Beendigung des BEM-Verfahrens als zulässig erachtet, um bei etwaigen Folgeerkrankungen auf Wunsch des Mitarbeiters auf die bisherigen BEM-Daten zugreifen zu können.

Lehnt der Mitarbeiter hingegen die Durchführung des BEM-Verfahrens ab oder widerruft seine Einwilligung in die Datenverarbeitung, ist die BEM-Akte unverzüglich zu vernichten. Aufbewahrt werden dürfen in diesem Fall nur noch die Daten, die zum Nachweis des ordnungsgemäßen BEM-Verfahrens in der Personalakte gespeichert sind.

Eine separate BEM-Akte ist getrennt von der Personalakte aufzubewahren. In der Personalakte darf lediglich darauf hingewiesen werden, dass ein BEM durchgeführt wurde. Nur der berechtigte Personenkreis darf Zugriff auf die BEM-Akte haben. Man sollte außerdem beachten, dass nur Daten erhoben werden dürfen, die der Arbeitgeber benötigt, um ein ordnungsgemäßes BEM durchführen zu können.