Finanzen
Belege: Wer sammelt, ist auf der sicheren Seite
15. Februar 2022
Wer Unterlagen zu früh entsorgt, macht sich unnötigen Ärger. Denn im Zweifelsfall lassen sich Sachverhalte nicht mehr nachweisen. Häufig können Sie zwar Zweitausfertigungen von wichtigen Dokumenten anfordern, allerdings ist das meist mit Aufwand und Geld verbunden. Umsichtiger handelt, wer die Unterlagen aufhebt. Das Problem dabei: Gesetzlich ist wenig vorgeschrieben: Was sollte man also wie lange aufbewahren?
Aufbewahrungsfristen zwischen sechs und zehn Jahren
Selbstständige müssen alle Belege zehn Jahre lang aufbewahren. Das regelt für Kaufleute Paragraf 257 des Handelsgesetzbuches, für andere Selbstständige gilt die Abgabenordnung. Als Belege für Buchungen können Kontoauszüge gelten. Sie sollten also zehn Jahre aufbewahrt werden.
Personalkosten werden als Betriebsausgaben gebucht. Demnach müssen die betreffenden Unterlagen, beispielsweise Lohnabrechnungen, als Buchungsbelege ebenfalls zehn Jahre aufbewahrt werden. Arbeitsverträge dagegen sind keine Buchungsbelege. Sie sollten jedoch mindestens elf Jahre aufgehoben werden, denn erst nach zehn Jahren verjähren die so genannten versteckten Schadenersatzansprüche ehemaliger Arbeitnehmer. Andere Unterlagen von steuerlicher Relevanz, beispielsweise Geschäftsbriefe, müssen nur sechs Jahre aufbewahrt werden.
Was für Rechnungen und Mietverträge gilt
Keine gesetzlichen Vorschriften gibt es für Rechnungen. Doch auch sie sollten nicht sofort nach ihrer Begleichung in den Müll geworfen werden. Um Gewährleistungsansprüche geltend zu machen, müssen sie laut Verbraucherzentrale zwei Jahre aufbewahrt werden. Geht es um Handwerkerarbeiten, die fest ins Haus oder ins Büro eingebaut sind, sollten sie sogar fünf Jahre aufgehoben werden. Auch für die Aufbewahrung von Gewerbemietverträgen gibt es keine gesetzlichen Vorschriften. Aber: Nach der sogenannten regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren verjähren nach Paragraf 195 Bürgerliches Gesetzbuch Nachzahlungsforderungen aus einer Betriebskostenabrechnung. Gewerbemietverträge und Betriebskostenabrechnungen sollten darum mindestens vier Jahre aufbewahrt werden.
Für Versicherungsverträge gibt es ebenfalls kein Gesetz. Sie sollten jedoch mindestens während ihrer Laufzeit aufgehoben werden. Das gilt auch für die Anpassungen zu den Verträgen, in denen beispielsweise festgehalten wird, wenn bei einer Büroinventarversicherung die zu versichernde Summe angehoben wurde. Ist die Police gekündigt, sind noch drei Jahre lang gegenseitig Ansprüche der Vertragsparteien möglich.
Wenn Sie Fragen zu Ihren Kontoauszügen haben, sprechen Sie Ihren Sparkassenberater an. In den anderen Fällen hilft Ihnen sicherlich Ihr Steuerberater weiter.
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