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Web-Konferenzen sparen Zeit und Geld

20. Mai 2020

Das Internet macht es möglich: Mit einer Web-Kamera und spezieller Software können Sie mit Menschen telefonieren, die weit weg sind und diese sogar dabei sehen. Das erfreut Freunde und Familie – aber auch Firmen. Denn sie können dank dieser Technik Reisekosten sparen.

Überall miteinander verbunden

Ihr Unternehmen hat Niederlassungen in unterschiedlichen Städten oder gar Ländern? Dann geben Sie sicherlich viel Geld für Reisekosten aus. Wenigstens einen Teil davon können Sie künftig sparen, wenn Sie virtuelle Konferenzen mithilfe des Internets abhalten. Dazu benötigen Sie nicht mehr als einen Computer, Internetanschluss, eine Web-Kamera und passende Software.

Haben Sie die technische Infrastruktur angeschlossen, kann es losgehen:
Mit einem Mausklick wählen Sie die Nummer des Kooperationspartners. Hebt er ab, sehen Sie sein Gesicht auf dem Bildschirm und hören ihn sprechen. Das ist fast, wie gemeinsam am gleichen Tisch zu sitzen. Doch vor jeder Konferenz sollten Sie einige Dinge organisieren:

  • Laden Sie alle Beteiligten früh genug zur Web-Konferenz ein. Denken Sie an die Zeitverschiebung, wenn Ihre Kollegen in anderen Ländern leben. Wählen Sie eine Uhrzeit die für alle vertretbar ist.
  • Setzen Sie eine Tagesordnung auf und verschicken Sie diese im Vorfeld.
  • Sie wollen Videos, Bilder oder Folien zeigen? Überprüfen Sie vor der Konferenz, ob sie funktionieren. Soll darüber diskutiert werden, ist es besser, die Unterlagen vor dem Gespräch zur Verfügung zu stellen. So kann sich jeder im Vorfeld in Ruhe damit auseinandersetzen.
  • Denken Sie an die Hintergrundgeräusche. Man hört alles: Gläserklirren, Signaltöne des Computers, wenn neue Mails ankommen, Tastaturgeräusche.
  • Moderieren Sie die Web-Konferenz so wie jede andere Konferenz auch: Sorgen Sie für prägnante Beiträge und unterbrechen Sie Dauerredner.
  • Wenn Sie mit einem Kollegen oder Kooperationspartner noch nie zu tun hatten, ist es besser, ihn einmal persönlich kennenzulernen, bevor Sie zur etwas ungezwungeneren Web-Konferenz wechseln.
  • Vergessen Sie nicht: Nichts kann einen persönlichen Kontakt ersetzen. Darum lohnt es sich, ab und zu in eine Reise zu den Kollegen zu investieren – selbst wenn es mithilfe des Internets billiger und einfacher ginge.

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